職場にはびこる時間のムダ

職場には気が散る誘惑だらけ

いま主な仕事がデスクワークの人は、パソコンやタブレット端末などのデジタルデバイスで仕事をしていることが多いかと思います。メールやグループウェアなどクラウドのサービスを活用も進み、それらのデジタルデバイスはインターネットに接続されていることが当たり前となっています。

インターネットには、SNSやニュースサイト、ショッピングサイトやネットフリマなどなど、働く人の注意を散漫にするコンテンツが豊富にあり、仕事中に業務とは関係ないサイトを見てしまうこともしばしば。こういう時間のムダは実際どの程度あるのでしょうか。

働く人の6割以上が関係ないWeb閲覧

アメリカの民間調査会社salary.comの調査によると、働く人の69%が業務中に仕事に関係ない理由でインターネットを利用しているとのことです。

https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/

ほとんどの人は個人メールのチェック、ニュースサイト閲覧、Google検索の実行、SNSの閲覧、ネットショッピングに時間を浪費しています。なぜ時間を浪費してしまうのでしょうか。その理由についても調査しています。実に35%の人が「チャレンジングな仕事ではないから」と回答しています。僅差で34%の人が「勤務時間が長すぎるため」と回答し、以下は32%が「会社が従業員に一生懸命働くインセンティブを与えていないから」、30%が「単なる不満」、23%が「退屈」、18%が「給料が低いから」と続きます。

一番ムダなのは「会議」!

仕事中に業務と関係ないインターネット利用だけがムダな時間なのでしょうか。 salary.comの調査によると回答者の47%が最も時間のムダなのは「あまりにも会議が多いこと」だと言っています。続いて「社内政治への対応」43%、「他人の間違いを修正する」37%、「迷惑な同僚への対処」36%、「仕事の忙しさ」22%、「大量の業務メール」20%となっています。

多くの人がムダな会議の多さを感じていますが、いったいどうしたら良いのでしょうか。

まずそもそも行う意味がない会議があります。単なる数字報告だけの会議や次のアクションが決まらないような会議、とりあえず関係者を集めた顔合わせ的な会議など。本来会議を行う目的は、何らかの意思決定をし、その決定に基づいて次のアクションプランを定めることです。

意思決定も次のアクションも無いのであれば会議を行う必要はありません。情報共有だけであればわざわざ集まる必要はありませんし、今どきは様々なツールがあるので会議の日時を待たずにリアルタイムで情報を共有することができ、むしろその方がスピーディです。

そうは言ってもすべての会議をなくすことはできないでしょう。意思決定や次のアクションが決まる会議には開催する意味があります。そういった会議を行うにあったっては、上にリンクした記事のように会議運営のコツがあります。これらのコツを実践して意味のない会議をできるだけ無くして業務時間のムダを減らしましょう。