社内コミュニケーションを活性化させるチャットツールの極意

いまビジネスで導入が急増しているチャットツール

コミュニケーションが多様化し、電話・メールだけでなくチャットツールを導入する企業が増えています。個人向けには以前からSkypeやLINEなどのチャットツールやSMSなどが日常的に使われていました。これらをビジネス用途にも活用しようという企業が増え、ビジネス向けの機能を充実させたビジネスチャットツールも増えました。ビジネス向けに作られているチャットツールはセキュリティ面や管理面の機能が強化されていて、安全にビジネスに使えるようになっています。このため、これまでは従業員が個人所有しているスマートフォンの個人向けチャットツールを使っていた企業でも正式にビジネスチャットを導入するケースがとても増えています。

ビジネスチャットのメリット

これまでの社内コミュニケーションといえば、これまではメールが多かったのではないでしょうか。メールは記録が残るので内線電話など口頭で伝えるよりも確実に正確に情報を伝えることができます。メールは受信者がいつでも読めるので相手の時間を気にすることなく好きな時間に送信できるメリットもあります。

でも、メールを送信する際には宛先を選び、件名を書き、本文を書くという流れでとても手間がかかります。本文も「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」などと毎度定型のあいさつ文を入れるのがマナーになっています。

メールがたくさん届くとメールチェックだけでも膨大な時間がかかってしまい、下手をするとメールチェックで1日の仕事が終わってしまうほど。大量のメールに1件1件返信を打つのも面倒で、ついつい返信を後回しにしてしまいコミュニケーションが滞ってしまうことも。メールは複数の人に同時に送信できますがTOかCCの区別しかなく誰に向けたメールか分かりづらくメール送信後にきちんと内容が相手に伝わったのかいちいち電話で確認するなんていう無駄も発生しがちです。

電話は相手につながればその場で直接コミュニケーションが取れるのでスピーディーという点ではメールよりも上です。ただし、口頭でのやりとりになるので記録として残しづらく後々言った言わないのトラブルに発展する可能性があります。そういった場合には結局電話の後にメールでいま話した内容をメールでも送るということにもなります。二度手間になってしまい面倒ですよね。

その後登場したのがビジネスチャットです。メールは「手紙」ですがチャットは「会話」です。件名や仰々しい挨拶文は不要で、いきなり本題に入っても失礼な感じにならないので、とてもスピーディーにコミュニケーションが取れます。メールに比べてやりとりのテンポが上がり社内コミュニケーションが活性化されます。1対1だけでなくグループを作成して複数の人とも同時にコミュニケーションができますので情報共有の速度も格段に上がります。チャットツールによっては既読・未読が分かったり、過去に誰がどんなことを書き込んでいるか履歴も残ります。

ビジネスチャット導入には注意点も

他のコミュニケーションツールに比べて導入のメリットが多いビジネスチャットですが、導入する際に気をつけなければならないことがあります。

チャットのメリットを意識したコミュニケーションルールを作る必要があるという点です。例えばビジネスチャットに慣れていない人はメールのような文面で送信しがちです。「お疲れ様です、○○です。」とか相手の名前をわざわざ文頭に入れたり。これではいきなり本題に入れるビジネスチャットのメリットが活かせません。気軽にコミュニケーションが取れるツールだけに勤務時間外にも使ってしまいがちです。グループを作る機能も闇雲に使わずにグループ名を付ける際のルールを作るのもオススメします。社内のやりとりにメールを使わないというルールも良いでしょう。コミュニケーションツールを分散させずにビジネスチャットに統一するルールも活用促進につながります。

まとめ

ビジネスチャットにはコミュニケーションのスピードやテンポが格段に速くなるという大きなメリットがあります。

でも新しいツールには導入の注意点もあります。中にはメールがあるからビジネスチャットなんていらないという意見の人も社内にいるかもしれません。ツールの特性を意識したルールを作り、社内連絡にはメールを止めてビジネスチャットのみにして活用を促すなどの工夫をする必要があります。

従業員の個人向けSNSの利用を止めさせること、メールや電話などの生産性が低いコミュニケーションツールを止めること、これらを安全にかつ効率的に両立させるのがビジネスチャットです。働き方改革・ワークスタイル変革の機運が高まっているいま、社内のコミュニケーションツールを見直す絶好の機会ではないでしょうか。