ビジネス資料はとにかく結論から書く!

ビジネスでは「Time is money」が基本

プレゼンや商談など、ビジネスの現場において色々な資料をつくる機会がありますが、一番大切なポイントは「Time is money」です。皆さんはどのようなことに気をつけてビジネス資料を作成しているでしょうか。誤字脱字がないように?それとも専門用語をできるだけ使わないように?いちばん大切なのは「Time is money」、つまりビジネスの現場では時間が大事。資料を見てもらう相手の時間は1秒たりともムダにはできません。ビジネス資料はいかに短い時間で相手に言いたいことが伝わるかが大事なのです。

何事もとにかく結論から!

ビジネス資料はどんな場合でもとにかく結論から書くようにしましょう。ダラダラと長い前置きは禁物。まず最初に結論を述べて、全体的にもムダは削ぎ落としできる限りコンパクトにまとめます。

例えば「いま御社には○○○というツールの導入が必要です。なぜなら△△△だからです。」というような表現です。先に結論を伝えて、その結論を導き出した理由につなげます。結論を先に持って来ると言いたいことの8割は伝わります。伝えたい相手もその1文で聞く必要がある内容なのか、自分にとって価値がある内容なのかすぐに判断が出来るでしょう。

結論を最初に持ってきたとしても、その結論自体がとても長いようでは何がポイントなのか相手は分からなくなってしまいます。「Time is money」の原則通り、結論もできる限り簡潔に1文に収まるように構成しましょう。

テレビのニュースで訓練を

テレビのニュースは視聴者に対していかに短い時間で正確に物事を伝えるかが大事なポイントです。まず最初の10~15秒程度でニュースの概要を伝えます。

例えばテレビのニュースはこんな形ではないでしょうか。「現在開催中のG20環境問題会議で日本は次世代エネルギー活用を提案しました。16日から京都で開かれているG20環境問題会議において、地球温暖化防止の国際的な枠組みを参加国全体で合意しました。これに先立ち日本がアピールしたのは次世代エネルギーである「水素」。……」最初の1文にそのニュースの概要・本題が入っています。これさえ聞けば何のニュースなのかが瞬時に把握できます。続いてそのニュースの細かい内容やその背景などが入り、ニュース自体を説明します。

ひとつの事柄を相手に伝える際に、どんな順番でどんな内容にすべきか、ボリュームはどのぐらいが適切かテレビのニュースはとても良い教材です。皆さんも日頃接するテレビのニュースを、その内容だけでなく構成についても注意して見てみましょう。