あの人の文章ってなぜわかりにくいのか?わかりやすい文章のコツとは

何となく文章を書いていませんか?

ビジネスパーソンは常にいろいろな文章を書いています。メールやビジネスチャット、提案書や企画書、申請書や稟議書といった社内文書など。手書きやPC、スマートフォンなど文章を作成する手段も様々。中にはWEBサイト、会社のオフィシャルブログやオフィシャルSNSなどのクリエイティブな仕事で文章を作成することもあるかと思います。

WEBやブログ、SNSなどのクリエイティブな文章やライティングそのものが仕事だという人以外は、自分の文章のわかりやすさについてあまり深く意識せず何となく文章を書いているのではないでしょうか。なぜ意識せずに文章を書いてしまうのかというと、私たちの多くは日本で生まれ育ち日本語によるコミュニケーションが普通にできるからです。日本人が日本語の読み書きができるって当たり前の話ですね。そして文章を読む方も日本語でやりとりができるのが普通という前提に立って文章を書いているので文章のわかりやすさを意識せずにすむというわけです。

わかりにくい文章ってなにが原因?

次の文章を読んでどんな印象を持ちますか?

働き方改革は早急に進めなければならない。なぜなら働き方改革を進めることで企業の生産性が向上のために進める必要があるのです。働き方改革はわたしたちひとりひとりが高い意識を持って取り組むべき課題なのです。

なんだかそれっぽい文章ですが、よくよく読んでみると何が言いたいのがさっぱり分かりませんね。なぜこの文章からは読み手に意味が伝わらないのでしょうか。

わかりにくい文章は難しい単語や表現を使っていたり、ひとつの文が長すぎるといった場合がありますが先の文章はどちらにも当てはまりません。でもわかりにくい理由は2点あります。まず1点目は「なぜなら~」で始まる文が「~だからです」で終わっていないことです。「働き方改革は早急に進めなければならない」という結論を先に述べています。その理由が次の文ですが、理由を述べる文は「~だからです」という締めで終わらなければわかりにくくなってしまいます。何となく文の意味は通じますがピンと来ませんね。2点目は文章が全体的にとても抽象的でそもそもなにが言いたいのか説明が足りないことです。

わかりやすい文章には作法がある

なんとなく感覚で書いていてはわかりやすい文章にはなりません。なぜなら文章には作法があるからです。わかりやすい文章はきちんと作法を守っているものです。

  • 結論を最初にもってくる。
    ビジネスにおける文章ではまず結論から始めます。限られた時間を使って仕事をしている人に文章を読んでもらうわけですから、まず結論からズバっと伝えます。
     
  • その結論に至る理由を説明する。
    なぜその結論に至ったのか理由を明確に説明します。理由と根拠を示すことで先に述べた結論を読み手が理解できるのです。
     
  • 具体例を入れて説得力を高める。
    理由を説明するのに抽象的な表現ばかりではなかなか読み手に伝わらないもの。具体例を交えることで説得力が高まります。
     
  • できるだけ主語を省略しない。
    日本語は主語を省略することができます。家族や友人など親しい間柄の人はお互いに気心が知れているので主語を省略しても相手が補完して読み取ってくれますがビジネスではそうはいきません。
     
  • 主語と述語の間を近づける。
    主語と述語の間に目的語などがたくさんあるとわかりにくい文になります。相手に伝えたいのは文の主語と述語です。だれがどうしたのか、何がどうなったのか。そのほかの単語はこれを補強するだけのものなのでうまく工夫しましょう。
     
  • まわりくどい表現やあいまいな表現は避ける。
    「~させて頂いております」「~だと思います」「~ということになっています」「~だといえるわけです」など文末にまわりくどい表現やあいまいな表現があると文がぼやけてしまいます。

これらの作法そのものはたいして難しいことではありませんが、まったくの無意識でこれらが実践できるひとはなかなかいません。読み手にきちんと内容が伝わるにはどのように文章を書けばよいのか、わかりやすい文章を書けるひとは常に意識しているはず。みなさんも毎日のビジネスライティングの際に意識してみてください。きっとわかりやすい文章が書けるはずです。