ビジネスチャットのマナー

在宅勤務急増でビジネスチャットも急増

じわじわと広がってきた「ビジネスチャット」。これまでエンジニアや一部の企業で取り入れられてきましたが、新型コロナウイルス感染症対策のために在宅勤務を推奨する企業が急増した結果、社員間のコミュニケーションツールとしてビジネスチャットを取り入れる企業が大幅に増えました。

これまでほとんどビジネスチャットを使ったことがなかったのに急にビジネスチャットを使う機会が増えたひとも多いのではないでしょうか。他のコミュニケーションツールにはないメリットやビジネスチャットならではのマナーやコツなどをよく理解しないまま使っているケースも多いことでしょう。そこでビジネスチャット初心者に知ってもらいたい「ビジネスチャットの基本的なマナー6つ」をまとめてみました。

1.文章はできるだけ短く書く

メールとは異なり、ビジネスチャットはとにかくテンポ良く会話をするように文章を書くのがコツ。一方的に自分の意見を長々と書くと相手が返答しづらくなり会話になりません。

山のように伝えたいことがたくさんあってもグッとこらえて短い文章に分けて少しずつ相手の反応を見ながら送るようにしましょう。

2.文頭に「○○様」や「お疲れ様です」などの挨拶はいらない

メールには本文に「○○様」「○○さん」と相手の名前を書くことが多いですが、ビジネスチャットはお互いの名前が表示されていますのでいちいち書く必要はありません。同様に「お疲れ様です」などの定型の挨拶文も必要ありません。1通1通大事に書くメールとは異なりビジネスチャットはお互いのテンポが大事な会話です。テンポが悪くなってしまうような表現は避け簡潔に書くよう心掛けましょう。

3.結論から先に書く

メールやプレゼン資料、上司への報告などビジネスにおいては相手に簡潔に伝えるために結論からまず先に述べると言われていますが、ビジネスチャットでは特に重要なポイントです。できるだけ少ない文字でテンポ良く相手に内容を伝えるためにはまず結論から先に書くようにしましょう。自分の意見や相手にして欲しいこと、確認したいことなど、そのチャットを何のために送っているのかを先に書きます。

4.絵文字やスタンプをうまく使う

報告やビジネス文書に近いメールとはことなり、ビジネスチャットはコミュニケーションツールです。会話のテンポが大事だと述べましたが、同様に会話のニュアンスを相手に伝えることも大事です。短い文章はどうしても冷たく事務的な印象を与えがち。顔文字やスタンプなどをビジネスチャットの文章にうまくミックスさせて相手にニュアンスを伝えましょう。

5.グループチャット機能を活用する

ほとんどのビジネスチャットにはグループチャットという機能があります。会話は1対1だけでなく複数のひとと行うことがあるでしょう。ビジネスチャットも同様です。メールも複数のひとに送信することが可能ですがあとから別の人に内容を共有するには転送するしかありません。グループチャットであれば必要なひとをグループに追加するだけで過去のチャットをすべて共有することができます。スムーズに情報共有ができるのです。

6.ファイル共有はビジネスチャットで

メールでファイルを共有するには相手にファイルを送信するかファイル共有サービスを使うことになります。このやり方ではファイルの暗号化、共有サービスのURLやパスワードの送信など、いろいろと手間がかかります。ビジネスチャットではツールにアップロードするだけで相手にファイルを共有することができビジネスチャットツール上でファイルを開いたり編集したりも簡単に行うことができます。

ビジネスチャットとメールは違う!

ビジネスチャットツールにメールのマナーを持ち込もうとするひとがいますが、まったくのナンセンス!どうしてもメールのマナーで進めたいのであればメールを使ってください。ビジネスチャットはメールとはまったく違うツールです。

メールは情報を一方的に伝達する目的には使えますが、何度もやりとりが必要な内容になると非常に面倒なツールです。いちいち「お疲れ様です」「宜しくお願い致します」などの挨拶文が必要で返信が来るまでに時間がかかるかもしれません。

ビジネスチャットは会話です。日ごろ口頭や電話で行っているやりとりをテキスト化したものだと思ってください。会話にまどろっこしく形式ばったやりとりは必要ありません。お互いのテンポとスピード感が大事です。相手への気遣いといかにスムーズに内容が伝わるか。ビジネスチャットを使う際にはこの2点が最優先。その上で6つのマナーを心掛けてみてください。