このムダな会議、やめませんか?会議のコツで生産性アップ

なんで会議って参加者みんながムダだと思ってても続けてしまうんでしょうか?ムダだと気がついてない会議もあったりしますよね。何となく話し合いが必要だなあと思って誰かが招集をかけてじゃあ30分だけって集まって、結局あっという間に1時間。参加者が5人いたらのべ5時間。時間がもったいない!

会議そのものが不要な訳ではありません。関係者が集まって何かの意志決定を行うのであればその会議には意味があります。単なる情報共有しかなく何も決定されない会議はムダです。でも意味のある会議を行うにはコツがいるのです。

参加人数は最低限

できるだけ参加人数は少なくしましょう。人数が多いほど意見が散漫になってしまい収拾がつかなくなり結論が出ません。Amazonでは「2枚のピザ」といって会議の参加者は最大で2枚のピザが行き渡る人数までという社内ルールがあるほどです。

参加者は本当に参加すべき人だけ

参加する必要がある人だけに厳選して会議を行いましょう。必要もないのに会議に誘うのはその人の時間の無駄ですし建設的な意見も出ないでしょう。情報共有すべき人にはあとで会議の結論を伝えれば良いのです。

会議のテーマを定めてから開催する

会議の主催者が解決すべき問題の論点を明確にしないと議論の方向性が定まらず話が散漫になってしまいます。ダラダラとムダ話が始まったり結論が出ないまま会議が終わってしまったり。

時間を意識する

会議の開始時間に遅刻した経験はありませんんか?開始時にきちんと会議の終了時間を決めましたか?時間の意識をせず会議を始めると議論もルーズになりがち。

ファシリテーター役を置く

会議をスムーズに進めるために必ず「ファシリテーター」を置きましょう。ファシリテーターとは会議の進行役のこと。声の大きい人や役職が上の人の意見だけが通るようではそもそも会議を開く意味がありません。いろいろな意見が出て議論をするのが会議ですが、反対意見の人も最終的には納得した上で決議を行わなければ決定したことがスムーズに進まないこともあるでしょう。ファシリテーターは議論を活発化させたり議論の流れを中立の立場から誘導したりと会議のスムーズな進行にとても大事な役割を担います。

きちんと結論を出す

結論が出ないまま会議が終わる、何となく次回に持ち越すなどはその会議自体がムダになってしまいます。必ず結論を出し次に何をすべきか決めましょう。また、単なる報告会や上司が演説するためだけの会議は全くのムダです。

次のアクションとその担当者を決める

会議は課題解決や意志決定のために行うもの。その決定では必ず次に行うべきアクションを決めます。アクションプランを作成したらそれぞれのアクションに担当者を指名しましょう。決定事項に対する当事者意識を持たせることで決定に対する実効性を持たせます。

そもそもムダな会議をやめること

会議のコツをいろいろ見てきました。でも、会議の目的を考えて本当に皆が集まって議論をする必要があるのかを見直してそもそも会議自体を無くすことも大事です。どんな仕事にも目的意識を持つことが大事です。その会議は何が目的なのか、その会議は仕事の目的に合っているのか。仕事を進める上で会議は欠かせないものですが、時間は有限です。限られた時間の中で最大限のパフォーマンスを発揮するために生産性の低い会議は切り捨てて、建設的な議論から次のアクションや方向性を決めることに集中しましょう。