マルチタスクの勘違い、いつもの仕事が実は非効率

仕事はマルチタスク作業の連続?

私たちは日ごろ同時にいくつもの仕事を抱えて、同時にいくつもの作業をこなしています。

メール相手に返信メールを作成していたら電話がかかってきて対応する。電話が終わって返信メールの続きを打ち始めたらすぐに打ち合わせの時間が来てしまった。打ち合わせ中にも打ち合わせ内容を聞きつつノートPCでメールをつくり、明日のプレゼン資料の準備をする。

実はその作業はマルチタスクではない

割と良くありがちな仕事の風景ではないでしょうか。でもよくよく考えてみると同時にいくつも作業をしているように見えて実は本当にマルチタスクをしているわけではありません。電話をしながら同時にメールを考えて打つなんて出来ません。

ひとはひとつのことにしか集中できず、基本的にはシングルタスクしかできないのです。同時にいくつもの作業をしているように見えるのは、シングルタスクを細切れにして複数のシングルタスクを交互に入れ替えながら仕事をしているからなのです。

自動車の運転中に携帯電話の操作が禁止されているのは人の注意力は複数のものに向けることができないからです。携帯電話に注意が行ってしまうと自動車の運転がおろそかになり事故を起こしやすいことが分かっています。人はそんなに器用ではないのですね。

とても非効率なマルチタスク

細切れにしたシングルタスクを入れ替えながらの擬似的なマルチタスク。いま行っているシングルタスクに別のシングルタスクを割り込ませ、また元のシングルタスクに戻す際にロスが生まれます。

例えばメールを打っている最中に電話がかかってきて対応したケース。電話を終えて途中だったメールを再開するとき、さてどんな内容のメールだったかと、いったんメールの内容を思い出しておさらいするはずです。この思い出す作業がロスになります。分割したシングルタスクを行き来するときに必ず前の作業を思い出す時間が生まれます。これが積み重なるとそれなりに大きな時間となり、とても非効率です。

最も効率的な仕事の進め方は?

ひとつの仕事が終わらないうちに違う仕事に手をつけてしまうと非効率ですが、効率的に仕事を進めるためにはどうしたらよいのでしょうか。答えは単純です。ひとつひとつの仕事を終わるまでキチンと進めるのです。言われてみれば当たり前ですが、そう簡単ではありません。

まず重要なのは仕事の優先順位を決めることです。その仕事の重要度と緊急度、2つの軸で考えます。重要かつ緊急なことが最優先です。

次に仕事を優先順位の高い順にスケジュールを立てます。それぞれの仕事をどういう順番で行ないどのぐらいの時間を割り当てるかを考えます。

もし仕事をうまくスケジューリングできない、優先順位が付けられないという時は仕事の単位が大きすぎるのかもしれません。そんな場合は仕事を細分化し「作業」にまで分解しましょう。細かい作業にまで分解することでとても短時間では終わらないような大きな仕事も進めやすくなります。例えば大きな商談を細かく分解するとお客様からのヒアリング、ソリューションの選定、プレゼン資料作成、見積書の作成、お客様先でプレゼンなどなど。

シャロー・ワークとディープ・ワークという考え方も参考にしてみてください。できるだけレベルの低い仕事を減らすためのコツを習得しましょう。