PDCAで効率よくシゴトをカイゼン!

PDCAとは?

PDCAは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の 4つのステップを繰り返すことで業務を継続的に改善する手法のひとつです。このPDCAという概念は実は日本で作られたものでした。アメリカの統計学者エドワーズ・デミングが来日した際に行われた講演で述べた「設計(Design)→生産(Produce)→販売(Sell)→再設計(Redesign)」のサイクルを、講演を主催した日本科学技術連盟の幹部が講演を聴いた後に打ち出したのがPDCAです。

Plan(計画)

目標を決め、そのためにやらなければならないことを洗い出しスケジュールを決め計画を立てます。目標達成に何が必要か検討して具体的なアクションを決めます。そしてKPIを設定しますう。たとえば営業であれば、業績目標達成に必要な受注獲得件数を決め、そのために必要な当月にアプローチすべきターゲット顧客を設定します。

Do(実行)

立てた計画をその通りに実行します。ただ単にアクションを実行するだけでなく、そのアクションの内容などをきちんと記録しましょう。後で振り返る際に必要となります。

Check(評価)

計画通りに実行できたかどうか、実行してみてどのような成果があったかを評価します。実行時の記録を客観的な数字分析して、実行結果がどうであれ客観的に要因を振り返ります。

Action(改善)

評価を受けて、良かった点はそのまま継続的に行い、悪かった点はどのように改善すべきか考え対処します。そして次のPlanに戻りPDCAサイクルを継続させます。

PDCAで重要なポイント

P、D、C、Aのサイクルの中で最も重要なものはどれでしょうか。どれも大事に見えますし、計画が間違っていてはその後のプロセスすべてがおかしな方向に行ってしまうのでPlanが大事にも見えます。すべては連携させるプロセスなので欠くことはできないのですが、一番重要なポイントは実はDなのです。どんなに素晴らしい計画であってもそれだけではビジネスでは何の価値も生み出しません。PDCAが提唱される前は無計画で検証もなくただただモノを作り販売していました。昔はDの繰り返しだったのです。つまりビジネスを闇雲に実行していたところがまずあり、その効率アップや品質改善の必要性が出てきてPCAというのが出てきたということです。PDCAサイクルはすべて繋がっているので欠くことはできませんが、一番大事なのはD、決めたことをきちんと実行するという点を忘れないように気をつけましょう。

PDCAをまわすコツ

Dがまず基本にありとても重要と述べましたが、そうは言ってもPDCAは効率アップと改善のための手法であり、各プロセスごとにきちんと取り組むことが大事です。Dの前後、PとCを見てみましょう。Planでは業績目標を達成するためにはどんな要素があるか分解して考えてみます。そしてそれぞれの要素で具体的にどんな行動とKPIを設定するか決めます。後で取り組みの進捗がきちんと追えるKPIを設定することが大事です。このPlanがきちんと設計されると、Doの後にCheckつまり検証して評価することができます。KPIとDoで実行した結果を総合的に評価し、次のActionで改善させます。

PDCAをきちんとまわすための体制

ただ単に計画を立ててKPIを決めても、常に見える化されていなければDoの進捗が分らず途中での軌道修正もできません。もともとPlanは仮説をもとに計画を立てるので、Doで実行しながら内容のブラッシュアップによってさらに成果が高まることが期待できます。そのため業績目標や設定したKPIの進捗をできるだけリアルタイムに見えるようにしておく必要があるのです。

まとめ

PDCAをまわすべきとかPDCAはビジネスの基本などと良く言われますが、あまりに複雑なPlanを立てて数多くKPIを設定してしまい結局Doが中途半端になってしまいCheckもできないというケースを何度も見てきました。現場がDoをきちんと実行できる範囲で計画を立てて後で容易に検証・軌道修正できるようできる限りシンプルなKPIを設定し、確実にDoで実行するというのが肝心です。