Excelで営業管理は古すぎてもうヤバいですよ

営業部門で売上予算達成のために実績は元より営業活動や案件の管理が欠かせません。いくら何でも全く数字や内容の管理をしていない会社はないでしょうが、未だにExcelで管理しているケースが多いのではないでしょうか。

私は問いたいのです、そもそもExcelは何のためのツールなのですかと。

Excelはあくまでも表計算ソフトです。表形式で計算をするためのものであって、営業の活動量や活動内容を管理するソフトではありません。表を簡単に作成できるのでどうしても安易に使ってしまいがちですが、Excelでは営業管理ができる気がしませんし、実際現場ではできていないのではないでしょうか。

営業管理って、数字を並べるだけでは意味がない

そもそも営業管理とは何のことでしょうか。

  1. 予実管理
  2. 案件管理
  3. 行動管理
  4. モチベーション管理

これら4つのポイントをそれぞれ管理することが一般的に営業管理とされています。もう少し掘り下げてみると、「管理」って何のことでしょうか。

営業管理者が予実や案件、行動量などの数字をExcelで表形式に並べて眺める。現場ではそういった光景が良く見られますが、果たしてそのExcelから売上アップの打ち手が導き出せるものでしょうか。

営業管理は単なる目の前の数字の管理ではありません。営業部門での現状を把握して売上が上がるための施策を考えて打つ、そしてその施策によって売上が上がるのかどうか。もし売上に繋がらないのであれば、それはなぜなのか。施策を改善して次の打ち手を更に考える。こうやってPDCAサイクルを回していくのが営業管理です。

売上アップ施策を考えるの、やっぱりExcelでは無理でしょ

営業部門の現状を把握して売上アップ施策を考え、施策の結果がどうだったか、売上が上がったのかどうか。これが営業管理だとするならば、どう考えてもExcelでは無理です。Excelではその時の数字を一覧で見ることはできますが、今までの推移やその数字の背景までを一覧で見ることはできません。予実管理や案件管理など機能ごとにExcelファイルが分かれているケースも多いことでしょう。ファイルが別になってしまうと一元管理も難しいのです。ExcelはデータベースではありませんのでそれぞれのExcelファイルに入力されたデータを横断的に活用できません。

誰が考えても分かるハズですが、どういう訳だか営業現場ではExcelがはびこっているのが実情なのです。Excelで営業管理をしている会社ではなかなか売上アップに繋がらないという声がよく聞かれます。

Excelがダメならどうすればいいの?

営業管理には4つのポイントがありますが、この4つのポイントは個別の内容ではなく全てが連動しています。売上予算達成のために現状の実績を管理して、実績を上げるために見込み案件を管理して、見込み案件を増やすために行動を管理して、行動を管理するために営業メンバーのモチベーションを管理するといった具合です。

つまり営業に関連するすべてのことを関連づけて一元管理できる方法で営業管理を行う必要があります。売上実績などの成果だけでなく営業のプロセスを適切に見なければなりません。時間的・人的リソースが限られるなか最大限のパフォーマンスを発揮するための営業管理です。これがExcelでよい訳がありません。

そこで必要になるのが「SFA」というシステムです。SFAとは「Sales Force Automation」の略で日本語では「営業支援システム」と言われます。お客様に対する営業活動に関する情報や案件の情報などを一元管理することで営業部門を支援するためのシステムです。代表的なものに米国セールスフォース・ドットコム社の「Sales Cloud」があります。

https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

お客様と電話やメール、訪問した際のやりとりの履歴を記録するなど、多くの情報をSFAに記録することができます。

SFAのメリットとは?

営業活動の情報を全員で見られる

営業が活動内容を逐一入力することになりますので、サポート部門や開発部門など営業部門ではない部門と活動内容を共有することができます。サポート部門でもお客様からの問い合わせやクレームなどの情報を入力しておけば、営業が内容を確認してお客様とのやりとりの際に活用できます。

上司と部下のコミュニケーション共通言語になる

上司は部下である営業が入力した活動内容を確認し適切な指導・アドバイスをすることができます。これまでは何か報告事項がなければ細かいことはいちいち上司に報告していないという現場でも、SFAには些細なお客様とのやりとりでも入力しますので、上司は部下の動向をリアルタイムに拾いやすくなります。営業メンバーが抱える課題やトラブルの芽を事前に把握できるでしょう。

過去のやりとりが蓄積される

Excelでの営業管理の場合、過去のデータはなかなか残すことができません。例え残せたとしてもExcel形式では活用が難しいでしょう。SFAではデータを見たい顧客を選択すると過去の活動履歴がすべて一覧で参照できます。SFAに保存されている他のデータもあわせて見ることができるので総合的にお客様を分析・把握することができます。

案件の進捗状況が見える化される

営業が抱えている案件の情報がすべて見えるようになります。どのような内容の案件が何件あるのか、その案件はいまどのステータスなのか。案件のプロセスに応じたタスクとその期限を設定しておけば、タスクに遅れが発生していてもリアルタイムに発見することができます。

営業現場のノウハウが共有できる

他の営業がどのような活動をしているかが共有されるので、自分や部下の入力内容だけでなく他の人の入力データを見ることでノウハウを学ぶことができます。

導入すれば良いという訳ではないが、導入するしかないSFA

SFAの導入はExcelでの営業管理と比べて基本的にメリットしかありませんが、ただ単にSFAシステムを持ってきてExcelを止めてSFAを使いましょうと号令をかけただけではまったく意味がありません。きっと現場のメンバーは、新しいシステムなんて面倒くさいと言って使ってくれないことでしょう。

でもExcelでは営業管理の限界があるというよりも、そもそも管理ができませんのでSFAは導入するという選択肢しかないのが現実です。 でもSFAを導入したものの今ひとつ使い切れないという会社は非常に多いです。 そうならないためにもSFA導入にあたっては、どのように活用するか、現場でどんな情報を入力させるか、営業管理者がどのような管理を行うか、などをきちんと検討して導入を進めましょう。