Web会議をスムーズに進める方法

急速に広まったWeb会議

新型コロナウイルス感染症が世界的に猛威を振るい自宅待機・在宅勤務を余儀なくされているひとが増えています。そんななか急速に広まっているのがWeb会議。在宅勤務しているひとの会議だけでなくセミナーやイベントなどもオンライン開催が相次ぎ改めて注目されています。

いままであまり使ったことがないひとも多いWeb会議。実際に顔を合わせて行う会議とはずいぶん勝手が違うので戸惑うこともあると思います。Web会議をうまく進めるポイントをまとめてみました。

Web会議をうまく進める6つのポイント

1.準備は念入りに

これはWeb会議だけでなくこれまでの会議にも言えることですが、会議の準備は入念にしましょう。同じ会議室に集まるだけで始められる通常の会議とは違い、Web会議はまずオンラインで参加者を接続させる必要があります。参加者全員が接続手順を理解しているか確認し、カメラやマイク・スピーカーなどの動作確認を行います。

2.会議のテーマとゴールを明確にする

これも通常の会議と同じです。Web会議のテーマ(目的)とゴール(目標)を明確にします。なんのために開催させるWeb会議なのか、Web会議で行うのが最適なのかを考えます。

3.議長を決める

Web会議があらかじめ決められたテーマとゴールに従って進行しているのか注意して進めます。司会進行をする議長を決めることでWeb会議が目指すべきゴールに向かって深い議論ができるようになります。

4.発言者は必ず名乗る

参加者が多いWeb会議で発言する際には必ず名乗るようにしましょう。その場にいるわけではないのできちんと名乗ることで今から自分が発言しますよという合図になります。参加者が少ない場合は声だけですぐにだれが発言者かわかるときはいちいち名乗っているとWeb会議のテンポが悪くなる場合もありますので名乗る必要はないかもしれません。臨機応変に対応しましょう。

5.できるだけ参加者全員に発言してもらう

Web会議は参加者がその場にいないので発言タイミングを計るのが難しいもの。参加者がバラバラに思いつきで発言するとWeb会議の内容も散漫になりがちです。議長は参加者全員に順番に発言してもらうようを促します。

6.議事録をのこす

Web会議での発言をきちんと記録して残しましょう。ビジネスチャットやコラボレーションツールなど、参加者が簡単に共有するツールで議事録をつくると便利です。

基本はWeb会議も通常の会議も同じ

会議のテーマやゴールを明確化したり会議の準備をきちんと行うのはWeb会議も通常の会議も同じ。Web会議には参加者たちがひとつの場に集まる必要がないという最大のメリットがあり、無駄なく効率的に会議を行うことができます。その最大のメリットを生かし、スムーズにWeb会議を進めてみてください。